PRIVACYBELEID HELDERSE HISTORISCHE VERENIGING

 

Inleiding.

De Helderse Historische Vereniging (hierna: HHV) stelt zich onder meer ten doel het beheren, bevorderen en in stand houden van het historisch en cultureel erfgoed van de gemeente Den Helder en haar omgeving, het wekken van interesse voor de historie van Den Helder en haar inwoners, het organiseren van lezingen en filmvoorstellingen en het uitgeven van een verenigingsblad, periodieken en andere publicaties. Voor het bereiken van de doelstellingen verkrijgt de HHV inkomsten uit de jaarlijkse contributie van de leden, uit bijdragen van donateurs, van overheidsinstellingen en van particuliere instellingen.   

In dit document wordt het beleid van de HHV vastgelegd met betrekking tot het verwerken (bewaren en gebruiken) van persoonsgegevens van de leden van de HHV. De bescherming van deze persoonsgegevens is een verplichting op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming [AVG, in werking 25 mei 2018]; in het kader van deze bescherming dient een afweging plaats te vinden van de belangen van de personen over wie persoons-gegevens verwerkt worden en de belangen van degenen die de gegevens verwerken. 

 

Persoonsgegevens.

Om lid te worden van de HHV  of om deel te nemen aan de activiteiten van de vereniging,  heeft de HHV persoonsgegevens van haar leden nodig. Met die gegevens kan men op de juiste wijze worden geadministreerd als lid, als vrijwilliger dan wel in een andere hoedanigheid en kan men deelnemen aan de activiteiten van de vereniging.

De HHV verwerkt de persoonsgegevens van haar leden/vrijwilligers, ereleden (en oud-leden, zij het in beperkte mate).  Daarnaast verwerkt de HHV de gegevens van personen waarmee   de HHV een relatie heeft, of mee wil hebben. Al deze persoonsgegevens mogen slechts worden verwerkt voor het doel waarvoor deze zijn verkregen.

 

Waarvoor verwerking (bewaren en gebruiken) van persoonsgegevens.

Met verwijzing naar het doel van de vereniging beschikt de HHV, naast de datum van ingang van het lidmaatschap, primair over de gegevens die van belang zijn voor de contacten - in meest ruime zin - met haar leden en andere begunstigers, alsmede over die gegevens die nodig zijn voor de ledenadministratie, inclusief contributieheffing, zoals naam en voorletters, geslacht, adres, woonplaats en bankgegevens. Deze gegevens zijn van belang om de leden goed van dienst te kunnen zijn en om hen te kunnen informeren over lidmaatschap-gerelateerde zaken.

Daarnaast is het weliswaar van secundair, maar niettemin van aanzienlijk praktisch en financieel belang voor de vereniging om te kunnen beschikken over het telefoonnummer en/of het e-mailadres van de leden en andere begunstigers. De geboortedatum valt niet (meer) onder de verwerking door de HHV, tenzij vereist op grond van andere wetgeving (te denken valt aan de inschrijving bij de Kamer van Koophandel).

 

Verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens.

De verantwoordelijke voor de verwerking van de persoonsgegevens is het bestuur van de HHV; zij draagt zorg voor een zorgvuldige en veilige verwerking van de bij haar berustende gegevens, waarbij zij zich houdt aan de eisen die voortvloeien uit de privacywetgeving.

De persoonsgegevens zullen niet langer worden bewaard dan noodzakelijk is (gedurende het lidmaatschap); zij worden niet voor commerciële doeleinden gebruikt en de gegevens zullen niet worden gedeeld met derden tenzij daarvoor vooraf van het lid of de leden toestemming is verkregen.

Er zijn passende maatregelen getroffen om ervoor te zorgen dat de persoonsgegevens  veilig zijn en dat misbruik van deze gegevens voorkomen wordt.  De toegang tot deze persoonsgegevens is afgeschermd voor onbevoegden; de beveiligingsmaatregelen worden gecontroleerd en zullen waar nodig worden geactualiseerd.

Voor het ondersteunen en afhandelen van de administratieve processen rondom het leden-bestand en de inning, enzovoort, van de contributie, gebruikt HHV het computerprogramma (software) ‘PolderSoft’ van het gelijknamige bedrijf. Het programma is bekend bij drie medewerkers van de HHV en is afgeschermd door codes en wachtwoorden. Omdat hetPolderSoft-Leden kan in de cloud en/of lokaal ingezet worden. De software heeft in alle versies dezelfde ruime mogelijkheden en kan overal gebruikt worden.

 

Cloud dezelfde mogelijkheden

De cloud-versie heeft dezelfde uitgebreide mogelijkheden als de lokale versie maar is vanuit alle internet-locaties beschikbaar. Voor honderden organisaties is dit inmiddels

PolderSoft-Leden kan in de cloud en/of lokaal ingezet worden. De software heeft in alle versies dezelfde ruime mogelijkheden en kan overal gebruikt worden.

 

Cloud dezelfde mogelijkheden

De cloud-versie heeft dezelfde uitgebreide mogelijkheden als de lokale versie maar is vanuit alle internet-locaties beschikbaar. Voor honderden organisaties is dit inmiddels opslaan, bewerken en opvragen van de gegevens plaats vindt op een andere plek dan de kantoorlocatie van de HHV of van de medewerkers, en dus ‘onzichtbaar’ is, wordt de term cloud gebruikt. Het werken ‘in de cloud’ gebeurt via internet. Poldersoft is ‘AVG-proof’.

 

Wie kunnen er bij de persoonsgegevens / rechten

Op grond van de wet heeft men recht op inzage in de persoonsgegevens die bij de HHV bekend zijn. Daarnaast heeft men het recht om de persoonsgegevens te laten wijzigen indien deze gegevens niet (meer) correct geregistreerd zijn. Ook heeft men het recht om van de opgeslagen persoonsgegevens een kopie te krijgen. Ten slotte heeft men het recht om de HHV te verzoeken de verzamelde persoonsgegevens te laten verwijderen uit de systemen.

 

Hoelang worden gegevens bewaard

Gegevens gerelateerd aan het lidmaatschap worden in beperkte vorm na uitschrijving bewaard om statistische informatie zoals ledenaantallen over de jaren heen, juist te kunnen blijven genereren. Voor het bewaren van deze (beperkte) gegevens gelden de wettelijke voorschriften,

 

Vragen of klachten

Voor vragen of klachten over de verwerking van persoonsgegevens, of indien iets niet duidelijk is over de manier waarop de HHV omgaat met de persoonsgegevens, of wanneer men gebruik wil maken van een of meer van de beschreven rechten, dan kan contact worden opgenomen met de secretaris van de HHV, bezoek- en postadres Weststraat 110A, 1781 BZ Den Helder of via het e-mailadres van het secretariaat van de vereniging dat vermeld staat in het verenigingsblad ‘Levend Verleden’.

 

Bekendmaking en wijzigingen privacybeleid

De HHV behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in dit privacybeleid.

 

Aldus vastgesteld door het bestuur van de

Helderse Historische Vereniging op 24 mei 2018