HUISHOUDELIJK REGLEMENT

 

LEDEN

Artikel 1                                                                                      
Waar in dit reglement wordt gesproken van leden, worden daaronder verstaan –in overeenstemming met het bepaalde  in artikel 5 van de statuten- de gewone leden, bijzondere leden en ereleden, tenzij anders vermeld.                                                      
                                                                                               
Artikel 2                                                                                      

Zij die lid van de vereniging wensen te worden moeten zich aanmelden via de website, dan wel bij de ledenadministrateur op een daarvoor bestemd formulier dat op gratis wordt verstrekt. De beslissing tot toelating berust bij het bestuur. De redenen die tot een afwijzende beschikking hebben geleid behoeven niet te worden meegedeeld. Voor de afgewezene bestaat de mogelijkheid tot beroep op de eerstvolgende algemene vergadering.                                           
Nieuwe leden verkrijgen eerst hun rechten als de penningmeester de door hen verschuldigde contributie heeft ontvangen.


Artikel 3                                                                                      

Alle leden hebben het recht:                                                                   
a. deel te nemen of gebruik te maken van alle diensten der vereniging, behoudens door het bestuur te bepalen uitzonderingen. Tegen het besluit van het bestuur staat schriftelijk beroep open op de eerstvolgende algemene vergadering;                                                 
b. alle algemene vergaderingen bij te wonen                             

c. aan de besprekingen en stemmingen aldaar deel te nemen;                                  

d. van initiatief en amendement;                                                               
e. van introductie in overleg met het bestuur.                                                 
                                               
Artikel 4

De leden die hun lidmaatschap wensen te beëindigen moeten de ledenadministrateur daarvan voor1 juni van het lopende verenigingsjaar kennis geven. Bij opzegging na die datum moet de contributie voor het volgende verenigingsjaar worden voldaan. Het bestuur heeft de bevoegdheid in voorkomende gevallen (bijvoorbeeld (ouderdoms)ziektes) van het hier boven gestelde af te wijken.                                                             

Artikel 5

Leden waarvan het lidmaatschap namens de vereniging is opgezegd dan wel die uit het lidmaatschap zijn ontzet, in overeenstemming met artikel 7 der Statuten, ontvangen hiervan bericht.                                        

 

Artikel 6

Voor in het buitenland woonachtige leden kan de algemene vergadering besluiten tot een hogere dan wel een lagere contributie dan is vastgesteld volgens artikel 8 der statuten. Het bestuur heeft de bevoegdheid de leden, die zich aangemeld hebben gedurende het verenigingsjaar, voor het eerste lidmaatschapsjaar een proportioneel gedeelte van de contributie te laten betalen.   
                                                                          
Artikel 7  

Voor 1 september van ieder verenigingsjaar moet de contributie aan de penningmeester zijn betaald.  De door de leden afgegeven machtigingen voor een incasso betaling zullen rond 1 augustus worden geïnd.Bij niet voldoen van de betaling voor 1 september verstuurd de penningmeester  aan de betrokken leden een betalingsherinnering  voor de contributie, verhoogt met de gemaakte kosten. Indien er op 15 september alsnog geen betaling heeft plaatsgevonden verstuurt de penningmeester een tweede betalingsherinnering, wederom verhoogd met de gemaakte kosten. Bij niet voldaan van de contributie voor 1 oktober, ondanks de betalingsherinneringen, wordt het lidmaatschap der vereniging opgezegd door het bestuur.     

Artikel 8  

De leden zijn verplicht adresveranderingen terstond aan de ledenadministrateur, op te geven.  

 

BESTUUR

Artikel 9

Het bestuur bestaat tenminste uit                                                              
a. voorzitter b. secretaris                                                                                  
c. penningmeester                       

d. ledenadministrateur                                                                         
e. hoofdredacteur van het verenigingsorgaan (Levend Verleden) en de overige publicaties      
De functies onder a, b, en c genoemd zijn onderling niet verenigbaar, behoudens tijdelijke vervanging bij in artikel 11 genoemde omstandigheden. Andere combinaties van functies zijn wel mogelijk. Het bestuur kiest uit de leden van het bestuur, niet zijnde de functies onder a,b en c genoemd, een vicevoorzitter.                                                              
                                                       
Artikel 10                                                                                     

Het bestuur vergadert minimaal drie maal per jaar en voorts zo dikwijls als dit door de voorzitter of twee bestuursleden nuttig geacht wordt. Beslissingen worden met meerderheid van stemmen van de aanwezige bestuursleden genomen. Staken de stemmen dan beslist de voorzitter. 
Bij afwezigheid van de voorzitter vervangt de vicevoorzitter, dan wel bij zijn afwezigheid een der leden niet behorende tot het dagelijkse bestuur, hem en treedt in diens rechten.           
                                                                               
Artikel 11                                                                                     

a. Indien een bestuurslid tussentijds aftreedt, kan een van de andere bestuursleden deze functie waarnemen.                                                                             
b. Indien een bestuurslid tijdelijk verhinderd is zijn functie waar te nemen geeft hij daarvan terstond kennis aan de voorzitter. Indien de voorzitter verhinderd is geeft hij hiervan terstond kennis aan de secretaris.                                                             
                                                                                               
Artikel 12                                                                                     
De voorzitter leidt de vergaderingen . Hij draagt zorg voor de goede naleving van de Statuten, Huishoudelijk Reglement en andere reglementen, en voor de uitvoering van de genomen besluiten. 
                                                                                               
Artikel 13                                                                                     

De secretaris is belast met de briefwisseling de vereniging betreffend. Hij houdt afschrift van alle uitgaande stukken en zorgt dat het archief zorgvuldig beheerd wordt. Hij schrijft de vergaderingen uit en maakt de notulen daarvan. Hij presenteert jaarlijks voor de jaarvergadering zijn jaarverslag, en draagt zorg dat er op de vergadering voor de aanwezigen exemplaren beschikbaar zijn.Hij is eindverantwoordelijke voor de internetsite van de vereniging.                                                

Artikel 14                                                                                     
De verzorging en het beheer van het verenigingsorgaan Levend Verleden en van de andere publicaties zijn toevertrouwd aan een of meerdere redacteuren, tenzij het bestuur anders beslist.                                                                            

Artikel 15                                                                                     
De penningmeester zorgt voor de tijdige contributie-inning en beheert de gelden van de vereniging. Hij stelt voor 1 augustus het financiële jaarverslag en de jaarlijkse begroting op, ter goedkeuring door het bestuur. Hij zorgt dat er exemplaren van het jaarverslag en de begroting op de jaarvergadering beschikbaar zijn voor de leden. Hij moet boekhouden van alle ontvangsten en uitgaven en mag alleen uitgaven doen die het gevolg zijn van bepalingen van het reglement of van besluiten der algemene vergadering. Voor andere uitgaven heeft hij toestemming nodig van het bestuur. Op de jaarvergadering legt hij rekening en verantwoording af van het gevoerde beheer. De penningmeester verleent in overleg en met instemming van het bestuur, een ander bestuurslid een machtiging, om over de rekening(en) te beschikken. Hij zal geen contante kas voeren, de rekening(en) van de vereniging dienen gesteld te zijn op naam van de Helderse Historische Vereniging. Bij ontvangst van contanten zal hij zorg dragen dat deze bedragen op de meest goedkope wijze naar de rekening(en) van de vereniging wordt overgemaakt. 

Artikel 16                                                                                     
1. De penningmeester is de kascommissie, zoals genoemd in artikel 10.4 van de statuten, bij haar werkzaamheden behulpzaam en draagt er zorg voor dat de commissie de haar toegekende bevoegdheden behoorlijk kan uitoefenen.                                                        
2. Ingeval de penningmeester tussentijds aftreedt laat hij voor de datum van terugtreden zijn boeken en bescheiden controleren, door een speciaal door het bestuur te benoemen commissie van controle bestaande uit drie leden. Deze commissie brengt binnen een maand na haar benoeming verslag uit aan het bestuur dat dit verslag ter kennis brengt van de algemene vergadering. Het bepaalde in lid 1 van dit artikel is eveneens van toepassing.                                  
3. Ingeval van rechtshandelingen, niet zijnde uitgaven in het kader van de begroting dan wel het drukken van nieuwe publicaties, met een financiële betekenis die een bedrag van € 3.000,-- te boven gaan heeft het bestuur de goedkeuring nodig van de algemene vergadering.

Artikel 17                                                                                     
Ingevolge de op 13 oktober 1992 te Den Helder gepasseerde akte voor notaris Mr R.A.H.J. van Loon is de vereniging belast met het beheer van een fonds (Het Torenfonds). Jaarlijks worden door de Gemeente Den Helder en het College van kerkvoogden der Hervormde Gemeente Den Helder [1] bijdragen in dit onderhoudsfonds van de kerktoren hoek Lorentszstraat en Pasteurstraat te Den Helder (kadastraal sectie E nummer 81145) gestort. De penningmeester van de HHV zorgt voor tijdige inning van de onderhoudsbijdragen van de donors van dit fonds. Het bestuur beslist, na overleg met de donors, over de uit te voeren werkzaamheden.  Op de jaarvergadering legt de penningmeester rekening en verantwoording af van het gevoerde beheer. (NB bij teruggave van het opstalrecht van de Toren aan de Gemeente Den Helder vervalt dit artikel).     

OVERIGE FUNCTIONARISSEN
Artikel 18                                                                                     
Indien er behoefte aan is zal het bestuur commissies, of werkgroepen instellen. Hoofden van deze werkgroepen of diensten worden door het bestuur benoemd. Indien er behoefte is kan het bestuur op voordracht van de commissie of werkgroep hiervoor een reglement samen vaststellen.  
                  
Artikel 19                                                                                     
Bij gerezen problemen kan de algemene vergadering een geschillencommissie benoemen, bestaande uit een voorzitter en twee leden. Deze commissie kan ook  de algemene vergadering adviseren in gevallen waarin de statuten recht van beroep op de algemene  vergadering toekent. In die gevallen fungeert de commissie als commissie van beroep. Het oordeel van de commissie moet gebaseerd zijn op meerderheid van stemmen.

VERGADERINGEN
Artikel 20                                                                                     
In elke algemene vergadering worden, nadat de voorzitter deze heeft geopend, de notulen van de vorige algemene vergadering ter goedkeuring aan de vergadering voorgelegd. Bij afwezigheid van de voorzitter vervangt de vicevoorzitter, dan wel bij zijn afwezigheid een der leden niet behorende tot het dagelijkse bestuur, hem en treedt in diens rechten. Wordt ook op deze wijze niet in het voorzitterschap voorzien, dan voorziet de vergadering zelve in haar leiding.       
                                                                               
Artikel 21                                                                                     
In de jaarvergadering worden behandeld:                                                        
a. het jaarverslag van de secretaris;  
b. de rekening en verantwoording van de penningmeester;                                        
c. de verslagen van de commissies en werkgroepen;      
d. het verslag van de kascommissie, waarna de algemene vergadering de penningmeester en het bestuur al of niet dechargeert;                                          
e. de bestuursverkiezingen;                                              
f. de begroting voor het lopende verenigingsjaar.                                          
                                                          
Artikel 22                                                                                     
Stemrecht hebben de ter vergadering aanwezige –niet geschorste- leden die ieder een stem hebben. Voor zover de statuten of de wet niet anders bepalen, worden alle besluiten van de vergadering genomen met meerderheid van stemmen.                                               
                                                       
Artikel 23                                                                                     
Bij schriftelijke stemming zijn van onwaarde:                                                  
a. blanco of onduidelijke ingevulde stembriefjes;                    
b. ondertekende stembriefjes;                                                                  
c. stembriefjes waarop meer namen voorkomen dan het aantal te verkiezen personen. 
Stemmen, die van onwaarde zijn, worden als niet uitgebracht beschouwd.


PUBLICATIES
Artikel 24                                                                                     

De Vereniging kent:                                                                            
a. Het verenigingsorgaan Levend Verleden;                                                      
b. overige publicaties;                                                                        
c. digitale publicaties.                                                                       
                                                                      
Artikel 25                                                                                     
De leden en -mits met toestemming van het bestuur- derden kunnen tegen door het bestuur vastgestelde tarieven advertenties plaatsen. Zij moeten zich hiervoor wenden tot de penningmeester of de eindredacteur van de redactie, die het recht heeft/hebben teksten te weigeren of te veranderen.

Artikel 26                                                                                     
De door de vereniging uitgegeven publicaties worden tegen de laagst mogelijk –door het bestuur vast te stellen prijs aan de leden ter beschikking gesteld.                                    
Niet leden betalen een voor iedere publicaties vast te stellen toeslag.Het verenigingsorgaan Levend Verleden zal in principe eens in het kwartaal verschijnen. De redactie kan echter beslissen dat twee uitgaves worden samengevoegd tot een dubbelnummer.

SLOTBEPALINGEN
Artikel 27                                                                                     
Bij geschil of twijfel omtrent de toepassing van dit Reglement en in alle gevallen waarin de Statuten of reglementen niet voorzien, beslist het bestuur behoudens beroep op de algemene vergadering. 

Artikel 28                                                                                     
Wijzigingen in de Statuten of het Huishoudelijk Reglement kunnen slechts worden aangebracht bij besluit van de algemene vergadering op voorstel van het bestuur of van 25 leden. Deze 25 leden maken dit voorstel schriftelijk kenbaar aan de secretaris, waarna, in overeenstemming met hun wens, dit voorstel of in de volgende algemene vergadering of in een daartoe binnen acht weken te houden bijzondere algemene vergadering behandeld wordt.                          
                                             
Artikel 29                                                                                     
De Statuten en het Huishoudelijk Reglement en de overige reglementen van de vereniging worden gepubliceerd op de internetsite van de vereniging.

Aldus vastgesteld in de algemene vergadering van  ..  november 2013 te Den Helder.De Helderse Historische Vereniging is ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nr: 40636763.  
Het RSIN nummer van de vereniging is 816036135.

[1] Nu hetende, het College van kerkrentmeesters van de Protestante Gemeente Den Helder.