Huishoudelijk reglement
HUISHOUDELIJK REGLEMENT
STATUTEN
Artikel 1
De statuten zoals die gewijzigd werden vastgesteld bij akte op 10 december 2013 verleden voor
Mr. Elka Marina Tyson Arrindell, notaris gevestigd te Den Helder.
LEDEN
Artikel 2
Waar in dit reglement wordt gesproken over leden, worden daaronder verstaan – in overeenstemming met het bepaalde in artikel 4 van de statuten – de gewone leden, huisgenoot leden en ereleden, tenzij het tegendeel blijkt.
Artikel 3
Aanmelding en toelating als lid geschiedt overeenkomstig het bepaalde in artikel 5 van de statuten. De redenen die hebben geleid tot afwijzing behoeven niet aan de afgewezen persoon te worden medegedeeld.
Artikel 4
Leden hebben het recht:
a. deel te nemen aan door de vereniging te organiseren evenementen en excursiesbehoudens door het bestuur te bepalen uitzonderingen;
b. gebruik te maken van door de vereniging te verlenen diensten eveneensbehoudens door het bestuur te bepalen uitzonderingen;
c. de algemene vergaderingen bij te wonen, aldaar deel te nemen aan de beraadslagingen en het woord te voeren, aldaar hun stemrecht uit te oefenen;
d. van initiatief en amendement;
e. van introductie met vooraf verleende instemming van het bestuur.
Artikel 5
Opzegging van het lidmaatschap door een lid moet geschieden op de wijze als bepaald in artikel 6 lid 1 sub b van de statuten. Bij niet tijdige opzegging loopt het lidmaatschap door tot 1 juli van het volgende verenigingsjaar en is de contributie voor dat volgende verenigingsjaar verschuldigd. Het bestuur is bevoegd in naar zijn oordeel bijzondere omstandigheden van het bepaalde in de vorige zin af te wijken en de niet tijdig gedane opzegging te aanvaarden. Tegen de beslissing van het bestuur is geen beroep mogelijk.
Artikel 6
Een besluit tot opzegging van het lidmaatschap namens de vereniging, tot ontzetting uit het lidmaatschap of tot schorsing wordt het betreffende lidper omgaande schriftelijk bij aangetekend schrijven medegedeeld. Overigens geldt het bepaalde in de artikelen 6 en 7 van de statuten.
Artikel 7
Voor in het buitenland woonachtige leden kan,mede in verband hogere verzendkosten van het verenigingsorgaan “Levend Verleden”, door de Algemene Vergadering een contributie worden vastgesteld die afwijkt van die vastgesteld voor in Nederland woonachtige leden. De in artikel 8 van de statuten aan het bestuur verleende bevoegdheid om in bijzondere gevallen gehele of gedeeltelijke ontheffing van de verplichting tot het betalen van contributie te verlenen omvat mede gevallen waarin het lidmaatschap in de loop van het verenigingsjaar aanvangt.
Artikel 8
De contributie moet voor 1 september van het verenigingsjaar worden voldaan. Leden die hun contributie niet voor 1 september hebben voldaan ontvangen een betalingsherinneringmet het verzoek de contributie, verhoogd met de gemaakte kosten, voor 15 september te voldoen. Indien er na de eerste betalingsherinnering geen betaling is gevolgd wordt er een tweede herinnering verzonden met het verzoek de contributie, verhoogd met de gemaakte kosten, voor 1 oktober te voldoen. Volgt dan ook geen betaling dan kan het bestuur tot opzegging van het lidmaatschap overgaan overeenkomstig het bepaalde in artikel 6 van de statuten.
BESTUUR
Artikel 9
1. Het bestuur dat bij voorkeur een oneven aantal leden telt, bestaat tenminste uit:
Voorzitter
Secretaris
Penningmeester
Ledenadministrateur
2. De functies van voorzitter, secretaris en penningmeester zijn niet met elkaar verenigbaar, behoudens de in artikel 10 van dit reglement genoemde omstandigheden. Andere combinaties van functies zijn wel mogelijk. Het bestuur kiest en benoemt uit de bestuursleden die geen deel uitmaken van het dagelijks bestuur, een vicevoorzitter.
Artikel 10
1. Indien een bestuurslid tussentijds aftreedt kan een van de andere bestuursleden, zolang niet in de vacature is voorzien, diens functie waarnemen.
2. Van iedere verhindering zijn functie uit te oefenen, waaronder begrepen tussentijds aftreden, geeft een bestuurslid terstond kennis aan de voorzitter. Betreft het de voorzitter dan geeft deze van zijn verhindering terstond kennis aan de secretaris.
Artikel 11
Het bestuur vergadert tenminste zesmaal per jaar en voorts zo dikwijls als door de voorzitter of tenminste 2 andere bestuursleden noodzakelijk of wenselijk wordt geacht. Besluiten worden met gewone meerderheid van stemmen van de ter vergadering aanwezige bestuursleden genomen, behoudens het hierna bepaalde. Indien in een vergadering minder dan de helft van de bestuursleden aanwezig is kunnen geen besluiten worden genomen.
Artikel 12
De voorzitter leidt de bestuursvergaderingen. Hij draagt zorg voor de goede naleving en uitvoering van de statuten, reglementen en besluiten. Bij afwezigheid of ontbreken van de voorzitter leidt de vicevoorzitter de bestuursvergadering. Is de vicevoorzitter ook afwezig dan wordt de bestuursvergadering geleid door een van de bestuursleden die geen deel uitmaken van het dagelijks bestuur en daartoe wordt aangewezen. Degene die de voorzitter vervangt heeft gelijke bevoegdheden als de voorzitter.
Artikel 13
De secretaris is belast met de correspondentie de vereniging betreffend. Hij houdt afschrift van alle uitgaande stukken en zorgt voor een ordelijke en doeltreffende archivering van alle inkomende en uitgaande stukken, notulen en meer in het algemeen al hetgeen de vereniging betreft. Hij schrijft de vergaderingen uit en maakt de notulen daarvan. Hij is belast met het samenstellen van het jaarverslag van het bestuur als bedoeld in artikel 11 van de statuten. Hij is eindverantwoordelijke voor de website van de vereniging.
Artikel 14
1. De penningmeester is belast met de tijdige inning van de contributies en met het beheer van de financiële middelen van de vereniging. Hij stelt het financieel verslag over het afgelopen verenigingsjaar op en de begroting voor het nieuwe verenigingsjaar. Hij voert een ordelijke en doeltreffende boekhouding zodanig dat de financiële positie van de vereniging daaruit steeds kenbaar is. Hij is uitsluitend bevoegd tot het doen van uitgaven die voortvloeien uit de goedgekeurde begroting, behoudens het bepaalde in artikel 16 van dit huishoudelijk reglement.
2. De penningmeester verleent in overleg en met instemming van het bestuur een ander bestuurslid een machtiging om over de bankrekening(en) ten name van de vereniging te beschikken.
Artikel 15
1. De penningmeester draagt er zorg voor dat de kascommissie haar taak naar behoren kan uitvoeren.
2. Indien de penningmeester tussentijds aftreedt controleert de kascommissie de boeken en bescheiden zo mogelijk voor de datum van aftreden. De kascommissie brengt binnen een maand verslag uit aan het bestuur dat dit verslag ter kennis brengt van de algemene vergadering. Het in lid 1 van dit artikel bepaalde is van overeenkomstige toepassing.
Artikel 16
Het bedrag als bedoeld in artikel 10 lid 2 (lees lid 3) van de statuten wordt gesteld op € 5.000,00. Voor het verrichten van rechtshandelingen met een belang hoger dan € 5.000,00 is geen voorafgaande goedkeuring van de algemene vergadering vereist indien het verrichten van die rechtshandelingen voortvloeit uit de goedgekeurde begroting.
COMMISSIES/WERKGROEPEN
Artikel 17
Indien dat bevorderlijk is ter bereiking van de doelstellingen van de vereniging kan het bestuur een of meer commissies of werkgroepen instellen. Het bestuur benoemt de voorzitter en de leden van deze commissieof werkgroep en zorgt voor een adequate omschrijving van taak en bevoegdheid, zo nodig in een afzonderlijk reglement.
Artikel 18
Bij geschillen over de toepassing of uitleg van statuten en/of reglementen of geschillen tussen het bestuur en de leden of anderszins kan de algemene vergadering een geschillencommissie benoemen bestaande uit een voorzitter en twee leden. Deze commissie kan de algemene vergadering ook adviseren in gevallen waarin de statuten of een reglement recht van beroep op de algemene vergadering toekent.
ALGEMENE VERGADERING
Artikel 19
De algemene vergadering wordt geleid door de voorzitter van het bestuur. Bij diens afwezigheid wordt in zijn vervanging voorzien op de wijze als omschreven in artikel 15 van de statuten. Degene die de voorzitter vervangt heeft gelijke bevoegdheden als de voorzitter.
Artikel 20
1. In de jaarvergadering als bedoeld in artikel 10 van de statuten worden behandeld en ter goedkeuring voorgelegd:
a. de notulen van de vorige vergadering;
b. het jaarverslag van de secretaris;
c. de rekening en verantwoording van de penningmeester;
d. het verslag van de kascommissie;
e. de begroting voor het lopende verenigingsjaar;
f. benoeming respectievelijk herbenoeming van bestuursleden;
g. de verslagen van commissies en werkgroepen.
Goedkeuring van het jaarverslag en de rekening en verantwoording door de algemene vergadering strekt het bestuur tot decharge.
2. De kascommissie wordt zodanig samengesteld dat jaarlijks één lid van de commissie aftredend is. Voor de kascommissie benoemt de algemene vergadering tevens een of twee vervangende ledendie, ingeval van verhindering van een lid van de kascommissie, diens plaats inneemt/innemen. Indien er sprake is van twee vervangende leden regelen zij de vervanging in onderling overleg. Is de verhindering van tijdelijke aard dan treedt het vervangende lid terug zodra het vervangen lid van de kascommissie dat aangeeft. In het andere geval neemt de vervanger de plaats in van het vervangen lid voor wat betreft het rooster van aftreden. De verkiezing en benoeming van leden van de kascommissie geschiedt door en uit de leden bij acclamatie.
Artikel 21
Bij schriftelijke stemmingen zijn van onwaarde en worden daarom als niet uitgebracht beschouwd:
a. blanco of onduidelijk ingevulde stembriefjes;
b. ondertekende stembriefjes;
c. stembriefjes waarop meer namen voorkomen dan het aantal te verkiezen personen.
Ingeval van twijfel beslist de voorzitter.
PUBLICATIES
Artikel 22
1. De door de vereniging uitgegeven publicaties worden tegen de laagst mogelijke, door het bestuur vast te stellen prijs, aan de leden aangeboden. Niet leden betalen een door het bestuur vast te stellen marktconforme prijs. Het bestuur beslist welke publicaties na verloop van tijd uit voorraad tegen gereduceerde prijzen worden aangeboden.
2. Het verenigingsblad verschijnt in beginsel eens in het kwartaal. De redactie kan echter besluiten om twee nummers samen te voegen tot een dubbelnummer.
3. De redactie en het bestuur beslissen in gezamenlijk overleg over de plaatsing van en de tarieven voor advertenties.
STATUTENWIJZIGING
Artikel 23
Een voorstel tot wijziging van de statuten of dit huishoudelijk reglement kan worden gedaan door het bestuur of door tenminste 25 leden tezamen. Een voorstel door de leden wordt via de secretaris bij het bestuur ingediend. Het bepaalde in de artikelen 12 en 17 van de statuten is van overeenkomstige toepassing.
SLOTBEPALINGEN
Artikel 24
In alle gevallen waarin de statuten of reglementen niet voorzien beslist het bestuur behoudens beroep op de algemene vergadering.
Artikel 25
De statuten en reglementen worden gepubliceerd op de website van de vereniging.
Aldus vastgesteld in de Algemene Vergadering van 13 november 2018
, secretaris , voorzitter
J. van Herwijnen F.H.A. van de Wetering
Huishoudelijke Regelementen 2018 als PDF-format (ondertekend).