Beleidsplan Helderse Historische Vereniging (HHV)

2012 - 2014

                        Herziene versie 1/2013 vastgesteld door het Bestuur op 1-02-2013

 

Inleiding

 

Dit beleidsplan is om de volgende redenen geschreven:

  1. In de algemene vergadering van 2011 is door een van de leden aan het toenmalige bestuur gevraagd om een nieuw beleidsplan vast te stellen.
  2. In 2012 is door de algemene vergadering goedkeuring verleend tot het opstellen van een intentieverklaring met Kopgroep Bibliotheken om medio 2015 te komen tot een Helders Historisch Centrum in het te verbouwen pand aan de Weststraat te Den Helder.
  3. Het daarbij vooralsnog informeel opgerichte Samenwerkingsverband Helders Historisch Centrum is een initiatief van diverse Helderse verenigingen betrokken bij cultureel erfgoed, historie en genealogie met het doel om de geschiedenis van de (burgers van de) gemeente Den Helder nog meer en beter zichtbaar te maken.
  4. Het bestuur van de HHV heeft besloten dat het HHV bij die ontwikkelingen een voortrekkende rol wil spelen.
  5. Mede om die reden is het bestuur uitgebreid en heeft zij afgesproken om kijkend naar de toekomst het huidige functioneren van de vereniging te bezien.
  6. In 2013 bestaat de vereniging 25 jaar. Ook om die reden is het verstandig om opnieuw kritisch naar haar reilen en zeilen te kijken. Dat geldt voor de huidige in- en externe wijze van werken, de Statuten en het Huishoudelijk Reglement, maar toch vooral veel meer hoe de vereniging zich in de toekomst wil en kan presenteren.
  7. Een belangrijk aspect in de huidige tijd zijn de nieuwe communicatiemiddelen en het snel wisselende karakter van de informatievoorziening.
  8. De bij alle huidige ontwikkelingen benodigde financiën vragen eveneens om nieuwe initiatieven. Omdat het bereiken van de doelstellingen van de vereniging alleen met de contributie in de toekomst vermoedelijk niet langer te realiseren zal zijn, zullen andere bronnen moeten worden gezocht.
  9. Bij verzoeken om steun behoort een duidelijk zichtbaar en controleerbaar beleid.
  10. Financiële steun van de overheid zal in de toekomst tot een minimum beperkt blijven, zo zij niet zal verdwijnen.
  11. Een van oudsher belangrijke vorm van steun blijft nog steeds de overheidsmaatregel tot het verlenen van de ANBI status aan instellingen, stichtingen en verenigingen. Historische verenigingen werden daarbij van oudsher al benoemd en goedgekeurd. Door de HHV is in het verleden helaas nimmer een verzoek tot de ANBI status ingediend. Het bestuur zal daarom voor eind 2012 alsnog de aanvraag tot toekenning van de ANBI status bij de belastingdienst indienen. Daarbij zou de toewijzing met terugwerkende kracht kunnen worden verleend.

 

Status Vereniging

 

De vereniging is gestart op 1 juli 1988 en formeel opgericht bij acte verleden bij notaris A.M. Schenk te Den Helder op 13 maart 1989.

Het verenigingsjaar loopt van 1 juli tot en met 31 juni van het daarop volgend jaar.

De vereniging is op 13-03-1989 ingeschreven bij de Kamer van Koophandel te Alkmaar onder dossiernummer 40636763

Het RSIN registratienummer van de vereniging is 816036135.

De vereniging is gevestigd te Den Helder

 

Doel van de HHV

 

De vereniging stelt zich ten doel:

  • de belangstelling te wekken voor de gemeente Den Helder, alsmede haar gemeenschap en de bestudering van haar huidige en vroegere bevolking en haar geschiedenis, en haar cultuur te bevorderen;
  • de verspreiding van de verkregen kennis van de onder a genoemde onderwerpen;
  • het opsporen, verwerven, tentoonstellen en voor de gemeente Den Helder behouden van voorwerpen en geschriften die van historisch en/of cultureel belang zijn;
  • het bevorderen van de instandhouding alsmede de bescherming van roerende en onroerende zaken alsmede van gebruiken, die voor de gemeente Den Helder en haar gemeenschap van historisch, cultureel en/of architectonisch belang zijn;
  • het verrichten van al hetgeen met een en ander rechtstreeks of zijdelings verband houdt of daartoe bevorderlijk kan zijn, alles in de ruimste zin des woords.

 

De vereniging tracht dit doel te bereiken door:

  • excursies;
  • het houden of doen houden van vergaderingen, cursussen, lezingen, bijeenkomsten en het behulpzaam zijn bij het verkrijgen van faciliteiten voor het verrichten van onderzoek;
  • het verlenen van steun aan onderzoekers;
  • het uitgeven of doen uitgeven van een verenigingsblad, van periodieken en andere geschriften, dan wel het ondersteunen daarvan;
  • het plegen van overleg met het gemeentebestuur en met ambtenaren van het Rijk of lagere overheden;
  • het samenwerken met andere organisaties en instellingen op enig gebied van cultuur en historie;
  • met alle rechtmatige handelingen en alle andere wettige middelen, welke aan het gestelde doel dienstbaar kunnen zijn.


Huidige activiteiten van de HHV (in hoofdlijnen)

 

  • Verzamelen, archiveren, (doen) opslaan, en ontsluiten van papieren en overige informatiedragers (boeken, tijdschriften, archieven, foto, film en geluid)
  • Het opnemen van video en foto’s in een beeldbank
  • Geven van voorlichting en verstrekken van informatie aan allerlei (overheid)instellingen, verenigingen, scholen, pers, particulieren en onderzoekers
  • (Mede) organiseren van lezingen
  • Uitgave van het historisch kwartaalblad: Levend Verleden
  • (Mede) uitgifte van boeken en publicaties in de Helderse Historische Reeks
  • Het in stand houden van een (nieuwe) website die o.a. toegang geeft tot de beeldbank
  • Het (mede) in stand houden en bewaren van historische attributen, waaronder monumenten

 

Visie van het bestuur op het toekomstig functioneren

Het bestuur wil in de loop van 2013/2014 samen met de actieve leden een meer uitgewerkte visie ontwikkelen met als thema “Samenwerken en naar buiten treden”.

In de bijna 25 jaar dat de HHV bestaat heeft de vereniging veel kennis vergaard en een groot archief opgebouwd. En niet onbelangrijk; ook een heel grote en goede naam opgebouwd!

We hebben als HHV een fantastisch mooi driemaandelijks tijdschrift waarin sinds de oprichting historische verhalen worden gepubliceerd. Ook onze beeldbank en website zijn van een hoog kwaliteitsniveau. En mede dank zij de vereniging zijn vele boeken de afgelopen jaren uitgekomen. Met trots mag worden gesteld dat wij de gemakkelijk toegangbare kennisbron binnen de gemeente en daarbuiten zijn.

Al die inspanningen van het verleden mogen in deze toch snel veranderende tijd, met meer en andere communicatiemiddelen, niet verloren gaan. Dat verleden vormt de degelijke basis van het toekomstig functioneren. Het zou trouwens wel heel vreemd zijn als wij ons daar als historische vereniging niet steeds van bewust zijn. Het is immers de reden van ons bestaan.

Daarbij is het echter van belang dat wij ons realiseren dat Den Helder thans vergrijst en de rol van Defensie in onze stad steeds minder wordt waardoor er in de toekomst ook minder 55+ers gepensioneerden/vrijwilligers zullen zijn. En bij de overige werknemers de pensioenleeftijd toch geleidelijk naar 67 wordt opgetrokken.

 

Geldmiddelen en leden

 

De huidige inkomsten van de vereniging bestaat uit:

  • Jaarlijkse contributie van de leden;
  • Bijdragen van overheid- en particuliere instellingen;
  • Schenkingen, erfstellingen en legaten, met dien verstande dat nalatenschappen niet worden aanvaard dan onder het voorrecht van boedelbeschrijving;
  • Opbrengsten van publicaties;
  • Rente op vermogen
  • Andere inkomsten en toevallige baten.

 

De vereniging kent gewone leden, huisgenootleden, ereleden. Gewone leden van de vereniging kunnen zijn natuurlijke personen die tenminste achttien jaar oud zijn. Huisgenootleden zijn zij die met een gewoon lid samenwonen.

 

Financiën

Het boekjaar van de HHV loopt van 1 juli tot en met 30 juni. Er wordt naar gestreefd om de jaarlijkse reguliere inkomsten gelijk te laten zijn aan de reguliere uitgaven. Incidentele inkomsten zijn in principe bestemd voor incidentele uitgaven. Contante betalingen dienen door de penningmeester op de voor de vereniging meest goedkope wijze na ontvangst gestort te worden op de bankrekening. Betalingen geschieden alleen per bankoverschrijving. De HHV bezit 2 bankrekeningen. Rekening 3154157 is bestemd voor alle geldhandelingen van de vereniging, terwijl rekening 673364967 alleen gebruikt wordt voor het Torenfonds. Voor de door de vereniging uit te geven boeken is een boekenfonds gecreëerd.

 

Rekening Helderse Historische Vereniging

De inkomsten van de HHV bestaan o.a. uit:

  • De door de leden te betalen contributies. De contributies worden vastgesteld door de Algemene Vergadering, en dienen voor 1 oktober door de penningmeester te zijn ontvangen. Incasso machtiging worden geïnd rond 1 augustus.
  • Rente op het vermogen
  • Giften, donaties en sponsorgeld
  • Advertenties in de verenigingsperiodiek: Levend Verleden
  • Doelsubsidies t.b.v. de verschijning van een boek, of t.b.v. een evenement
  • Door de verenigingen gegeven lezingen
  • Legaten
  • Verkoop van publicaties en door schenkingen ontvangen extra gedrukte uitgaven

 

De uitgaven van de HHV bestaan o.a. uit:

  • Bestuurskosten, waarbij is vastgesteld dat bestuursleden en vrijwilligers geen onkostenvergoeding vangen. Reiskosten binnen de gemeente Den Helder worden niet vergoed.
  • Drukkosten en verspreidingskosten van de periodieken.
  • Kosten algemene vergadering met drukken convocaties en verspreidingskosten
  • Opslagkosten van diverse attributen bij de Fa Molenaar en Leek
  • Aanschaf of vervanging van elektronica in gebruik bij de werkgroepen
  • Kosten bankrekeningen
  • Drukkosten nieuwe publicaties (boeken)
  • Ingehuurde sprekers
  • Verzekeringskosten, waaronder WA en opstalkosten van de toren aan de H.A. Lorentzstraat.

 

Het Torenfonds

Bij notariële acte van 13-10-1992 is het opstalrecht van de kerktoren van de Nederlandse Hervormde Kerk op de hoek van de H.A.Lorentzstraat, Pasteurstraat te Den Helder onder voorwaarden overgegaan in handen van de HHV.

De Gemeente Den Helder is eigendom van de grond gebleven

De Gemeente Den Helder en de Kerk storten jaarlijks een bedrag voor de onderhoudskosten in een fonds, het Torenfonds, welk fonds door de vereniging wordt beheerd.

De vereniging is geen eigenaar van het fonds. De HHV betaalt alle belastingen en lasten, die, onder welke benaming ook, geheven worden op of wegens de eigendom van de opstal.

De inkomsten van het Torenfonds zijn o.a. de jaarlijkse verplichte bijdragen van de Gemeente Den Helder en de Kerk, en de rente op het vermogen. De uitgaven van het Torenfonds zijn o.a. de kosten van bankrekening en administratie, en klein en groot onderhoud van de toren.

 

 

Dynamische lijst van belangrijke activiteiten periode 2012 – 2014

Bestuurlijk

  1. Onderzoek naar de kwaliteit van, en waar nodig aanpassen van de statuten en het huishoudelijke reglement.
  2. Herverdeling taken en verantwoordelijkheden binnen het bestuur
  3. Vastleggen communicatie met, en aansturing van de grote groep vrijwilligers.
  4. Opstellen intentieverklaring met Kopgroep Bibliotheek (KB) i.v.m. School 7.
  5. Opstellen voorlopig contract met KB met uitgangspunten voor huur en gebruik ter goedkeuring voor de jaarvergadering
  6. Intensiveren en formaliseren van het overleg binnen het SHHC
  7. Inleveren van de juiste informatie bij de Belastingdienst in verband met de ANBI aanvraag
  8. Werven van nieuwe bestuursleden
  9. Opschonen ledenlijst
  10. Vaststellen nieuwe procedure i.v.m. overdracht/aanname van goederen van derden
  11. Opstellen visie “samenwerken en naar buiten treden” voor de periode 2013-2018 

 

Eigen verenigingsactiviteiten

  1. Archief
  2. Foto en film-beeldbank
  3. Ontsluiten geluidsfragmenten
  4. Kwartaalblad Levend verleden
  5. Vernieuwen en uitbreiden Website
  6. Verstrekken van informatie aan derden
  7. Torenfonds
  8. Het uitgeven van nieuwe boeken in de Helderse Historische Reeks

Activiteiten samen met derden

  1. mogelijk maken van, en houden van lezingen
  2. verzorgen van rondleidingen en wandelingen
  3. verzorgen van informatie aan scholen en instellingen
  4. bijdragen aan de activiteiten rondom Monumentendag
  5. bijdragen aan de activiteiten rondom Sail 2013
  6. Verbeteren opslag en ontsluiting documenten in samenwerking met het Regionaal Archief Alkmaar

 

Dit beleidsplan is op 1-02-2013 door het dagelijks bestuur van de HHV geactualiseerd en vastgesteld.

 

Voorzitter                        

M.R. Spetter

 

Vicevoorzitter                

J.J. Minneboo

 

Penningmeester          

P.F. Poortvliet