Beleidsplan 2017-2021 van de Helderse Historische Vereniging

(vastgesteld in de algemene vergadering op 14 november 2017)

 

Het aflopen van het vorige beleidsplan en de wens tot vaststelling van een vervolg, de ontwikkelingen van de afgelopen jaren, waarvan de verhuizing naar School 7 in Den Helder een van de belangrijkste was, waren een goede aanleiding tot bezinning op de toekomst van de vereniging en het uitzetten van de hoofdlijnen van het beleid voor de komende jaren. Het is niets meer dan een kompas, dat mede de koers voor de komende jaren bepaalt.

Werkgebied

In een in 2015 verschenen notitie, onder andere  ter beantwoording van de vraag wat in de doelomschrijving in de statuten wordt bedoeld met “Den Helder en haar omgeving”, wordt het werkgebied van de vereniging gedefinieerd als volgt:

Het oorspronkelijke Koegras. Het gebied ten noorden van de Zijperzeedijk, begrensd door het eiland Texel en het (voormalige) eiland Wieringen. Buiten de gemeente Den Helder en het buiten de gemeente gelegen gedeelte van de polder Koegras, dus ook gedeeltelijk het gebied van de gemeente Hollands Kroon met Breezand, Anna Paulowna en van Ewijcksluis. Zie kaart (bijlage 1) met daarop dat oorspronkelijk buitendijks gelegen gebied (Sand en Waerd gronden).

Gemakshalve wordt hierna gesproken van Den Helder, waar - tenzij anders aangegeven - wordt bedoeld Den Helder en haar omgeving in de hiervoor omschreven betekenis.

Doel en middelen

Blijkens artikel 2 van de statuten stelt de vereniging zich ten doel:

  1. Het beheren, bevorderen en instandhouden van historisch en cultureel erfgoed van de gemeente Den Helder en haar omgeving in de ruimste zin.
  2. Het wekken van interesse voor de historie van de gemeente Den Helder en haar bewoners.
  3. Het kritisch volgen van de beleidsplannen van de overheid voor de instandhouding en bewaking van historisch, cultureel erfgoed in roerende en onroerende zaken in de gemeente Den Helder en haar omgeving.

Dit doel moet bereikt worden door:

  1. Het verzamelen en beheren van een historisch archief. Het door het digitaliseren van audio, video en ander beeldmateriaal veilig stellen van dit materiaal voor gebruik in de toekomst.
  2. Het uitgeven of doen uitgeven van een verenigingsblad, van periodieken en andere publicaties, dan wel het ondersteunen daarvan via internet.
  3. Het houden van bijeenkomsten en voordrachten betreffende de onder doelstelling genoemde onderwerpen.
  4. Het onder voorwaarden beschikbaar stellen van verkregen publicaties en beeldmateriaal voor het verrichten van historisch onderzoek door derden.
  5. Het zoeken van samenwerkingsverbanden met andere verenigingen en instellingen met gelijkgestemde doelstellingen op cultureel en historisch gebied.
  6. Het beheren van een website.
  7. Alle andere wettige middelen, die voor het doel bevorderlijk kunnen zijn.

De doelstelling van de vereniging is zeer breed. Gelet op de middelen van de vereniging zowel wat betreft menskracht als financiën, waarover hierna meer, is het verstandig zich bij de verwezenlijking van de doelstelling zekere beperkingen op te leggen. De vereniging richt zich mitsdien speciaal op wat zij als haar kerntaak ziet:

het verzamelen, ontsluiten en verspreiden van de kennis over Den Helder door middel van:

  • het verzamelen, archiveren, (doen) opslaan en ontsluiten van papieren en andere informatiedragers zoals boeken, tijdschriften, foto, film en geluid
  • de uitgave van het verenigingsblad: Levend Verleden, dat per kwartaal verschijnt
  • het uitgeven of doen uitgeven van boeken en publicaties
  • het geven van voorlichting en het verstrekken van informatie aan het publiek en (overheids)instellingen
  • het (mede) organiseren van lezingen en presentaties
  • samenwerking met andere verenigingen en instellingen met gelijkgestemde doelstellingen.

Dit is een voortzetting van het beleid van de voorgaande jaren: de HHV is geen museum, maar een geschiedenis van de Noordkop. Niettemin ligt er voor de vereniging ook een taak op het gebied van het bewaren van roerende en onroerende zaken met een cultuurhistorische waarde voor Den Helder en het overige werkgebied van de vereniging. Niet om deze zaken zelf te bewaren en te beheren (de vereniging richt zich niet op een museumfunctie) maar om vanuit haar eigen expertise mee te denken over het onderbrengen van deze voorwerpen bij andere instellingen of de voorwaarden te scheppen die aan het bewaren en veiligstellen van deze voorwerpen kunnen bijdragen.

Enkele punten uit doel en middelen nader belicht:

Het verzamelen, archiveren, (doen) opslaan en ontsluiten van papieren en andere informatiedragers zoals boeken, tijdschriften, foto, film en geluid.

Dit is en blijft een van de belangrijkste taken van de vrijwilligers; het digitaliseren en opslaan van foto- en filmmateriaal en het opslaan van geluidsfragmenten. Het vullen van de beeldbank die via de website toegankelijk is voor het publiek. Ook wordt er gewerkt aan een verdere uitbouw van het project “Den Helder op de kaart” in samenwerking met het Regionaal Archief Alkmaar. De ruimten die de vereniging in School 7 ter beschikking staan zijn een stimulans voor de vrijwilligers en in overleg met de vrijwilligers wordt de komende tijd gewerkt aan optimale benutting van die ruimten.

Het ontwikkelen van duidelijk beleid met betrekking tot het bewaren en opslaan van informatiedragers in het algemeen, het ter beschikkingstellen van beeldmateriaal in verband met eventuele auteursrechtelijke bescherming, het vullen van de beeldbank, enz. heeft de hoogste prioriteit niet in de laatste plaats voor de vrijwilligers. Een goede aanzet hiertoe is al gegeven in de onlangs verschenen notitie “Afspraken met betrekking tot de Beeldbank”, waarin om een duidelijk beleid wordt gevraagd (bijlage 2).

Aandachtspunten zijn:

  • De beeldbank vrijhouden of vrijmaken van niet-rechtenvrij materiaal
  • Gescand materiaal zelf archiveren of afstoten
  • Dubbele afbeeldingen in de beeldbank vermijden/opschonen
  • Het vaststellen van voorwaarden voor het beschikbaar stellen van ons materiaal
  • Het maken van een index op al ons materiaal.

De uitgave van het verenigingsblad: ‘Levend Verleden’.

De uitgave van het verenigingsblad ‘Levend Verleden’ blijft een van de kernactiviteiten van de vereniging. Het blad verschijnt onder verantwoordelijkheid van het bestuur en wordt in beginsel gevuld met artikelen geschreven door leden van de vereniging. De samenstelling van de nummers is in handen van een redactie.

Om het blad ook voor de toekomst aantrekkelijk te houden is regelmatige evaluatie van inhoud en verschijningsvorm nuttig, m.a.w. sluit het blad voldoende aan bij de wensen van de lezers. Er zou een onderzoek onder de lezers gehouden kunnen worden om duidelijkheid te verkrijgen. In het kader van een betere communicatie met de leden/lezers zou in het blad een pagina ingeruimd kunnen worden voor verenigingsaangelegenheden enz. Ook zou in het kader van het bereik van andere doelgroepen (zie hierna) een pagina ingeruimd kunnen worden gericht op jongeren, met het doel bij hen belangstelling voor het werk van de vereniging en de geschiedenis van Den Helder te wekken.

Bezinning op de samenstelling van de redactie van ‘Levend Verleden’ kan nuttig zijn.  Hoewel het blad een bestuursverantwoordelijkheid is neemt de redactie In beginsel een onafhankelijke positie ten opzichte van het bestuur en leden in. Dat neemt niet weg dat van de redactie verwacht mag worden dat zij oog heeft voor eventuele wensen die er leven met betrekking tot de toekomstige ontwikkeling van het blad.

Het beleid dient gericht te zijn op het bewaren van het goede maar ook op vernieuwing.

  

Het geven van voorlichting en het verstrekken van informatie aan het publiek en (overheids)instellingen.

Om het publiek beter te bereiken is in samenwerking met Kopgroep Bibliotheken een historisch informatiepunt opgezet in School 7. Dit informatiepunt is in 2016 geopend en bevindt zich nog in een proeffase. Nu al blijkt het informatiepunt in een behoefte te voorzien. Voor de toekomst dient er beleid ontwikkeld te worden met betrekking tot de inrichting, openingstijden, personele bezetting en de wijze van informatieverstrekking en eventuele verwijzing naar andere instellingen.

Ook zal er beleid ontwikkeld moeten worden met betrekking tot de toegankelijkheid van de eigen ruimten in School 7 in nauw overleg met de vrijwilligers die daar hun werk verrichten. Ook hier gaat het om openingstijden, wie staat de bezoekers te woord en hoe is bijvoorbeeld de inzage van boeken en andere documenten in het archief van de vereniging geregeld? Wie houdt toezicht opdat boeken en/of documenten niet worden meegenomen?

Al uit de opsomming van enkele onderwerpen blijkt de noodzaak tot beleidsontwikkeling voor de komende jaren.

Het (mede) organiseren van lezingen en presentaties.

De theaterzaal in School 7 biedt een uitgelezen mogelijkheid tot het geven van lezingen en presentaties. In 2016 werd begonnen met een lezingencyclus op de derde dinsdag van iedere maand. De belangstelling is groot. Om de lezingen te laten aansluiten bij de verwachtingen van het publiek zou men middels een belangstellingsregistratieformulier aan het publiek vragen kunnen stellen bijv. of de lezing aan zijn verwachting voldeed, welke verbeterpunten men voorstelt en welke onderwerpen men behandeld zou willen zien in een volgende lezing.

In ieder geval kan vastgesteld worden dat dit een uitgelezen manier is om de activiteiten van de vereniging breder te etaleren. Het aantal beschikbare sprekers is beperkt. Het beleid dient dan ook mede gericht te zijn op uitbreiding van de groep sprekers.

Samenwerking met andere verenigingen en instellingen met gelijkgestemde doelstellingen.

Met de verhuizing naar School 7 is de voorheen zelfstandige Helderse Vereniging voor Genealogie onderdeel geworden van de vereniging. Ook met andere instellingen is (vergaande) samenwerking of integratie gezocht. Samenwerking en/of integratie leidt tot versterking van de organisatie en voorkomt versnippering van kennis en informatievoorziening. De gesprekken hierover hebben nog geen resultaat gehad. Niettemin zal de vereniging aan deze samenwerking/integratie blijven werken.

Verheugend is de samenwerking met het Regionaal Archief Alkmaar, speciaal waar het betreft het project “Den Helder op de kaart”. De komende jaren zal deze samenwerking verder uitgebouwd worden.

Ook verheugend is de samenwerking met Kopgroep Bibliotheken in School 7 speciaal met betrekking tot het Historisch informatiepunt. Een deel van de bibliotheek werd in samenwerking met Kopgroep Bibliotheken voor het publiek ontsloten. De boeken werden in het systeem van de bibliotheek opgenomen en kunnen mitsdien via de bibliotheek geleend worden. Ook hier is het beleid gericht op intensivering en uitbouw van de samenwerking.

Leden

De leden vormen in meerdere opzichten het “kapitaal” van de vereniging. Door de betaling van contributie verschaffen zij de vereniging de nodige financiën om haar doel te realiseren. Een groot aantal leden draagt zijn steentje bij door het verrichten van allerlei taken en werkzaamheden binnen de vereniging om de doelstellingen van de vereniging te helpen verwezenlijken. Verder bezitten de leden op velerlei gebied deskundigheid of kennis die voor het bereiken van het doel van de vereniging ingezet kunnen worden.

De mate waarin de leden aan de activiteiten van de vereniging deelnemen varieert. Het overgrote deel van de leden stelt zich tevreden met de ontvangst van het verenigingsblad “Levend Verleden”. Voor die leden is het lidmaatschap niet meer dan een abonnement op “Levend Verleden”. Gemeten naar het aantal leden is slechts een kleine groep zeer actief binnen de vereniging.

Het ledental van de vereniging is de laatste jaren vrij stabiel. Het ledental beweegt zich rond de 800. De gemiddelde leeftijd van de leden is aan de hoge kant. Wat voor de leden in het algemeen geldt , geldt ook voor de groep actieve leden. Uitbreiding van het aantal leden is zeer gewenst. Om de inkomsten van de vereniging op peil te houden maar ook in verband met de bezetting van de diverse werkgroepen en andere activiteiten binnen de vereniging.

Om te voorkomen dat de vereniging in een neerwaartse spiraal terecht komt wat betreft het ledental dient er voor de komende jaren beleid ontwikkeld te worden gericht op een substantiële groei van het aantal leden in het algemeen en meer in het bijzonder van het aantal jonge(re) leden (wie de jeugd heeft, heeft de toekomst).

Om jongeren blijvend te interesseren voor het lidmaatschap zou een programma speciaal gericht op deze doelgroep ontwikkeld kunnen/moeten worden. Men kan daarbij denken aan:

  • het in overleg met scholen, zowel primair als voortgezet onderwijs, verder ontwikkelen van lesmateriaal over Den Helder, bijvoorbeeld een film over Den Helder met daaraan gekoppeld opdrachten die de leerlingen moeten uitvoeren of vragen die de leerlingen moeten beantwoorden
  • een presentatie in School 7 speciaal voor jongeren
  • jongeren stimuleren zelf met een camera op pad te gaan in Den Helder om beelden van de stad of gebeurtenissen in de stad vast te leggen die voor hen van belang zijn of hen aanspreken. Dit beeldmateriaal zou gebruikt kunnen worden voor een speciale pagina in ‘Levend Verleden’ voor jongeren
  • het inschakelen van jongeren bij de toenemende automatisering van allerlei processen (beeldverwerking)
  • het instellen van een jeugdlidmaatschap met een gereduceerde contributie; het jeugdlidmaatschap behoeft niet perse kostendekkend te zijn.

Om het publiek in het algemeen te interesseren voor het lidmaatschap dient de vereniging meer dan voorheen naar buiten te treden en haar gezicht te laten zien. Dat kan door middel van een aantrekkelijke en goed beheerde website maar ook door gebruik te gaan maken van sociale media zoals Facebook. Het historisch centrum in school 7 kan hierin een belangrijke rol spelen evenals de deelname aan het project “Den Helder op de kaart”. Ook door het houden van presentaties, lezingen en wandeltochten door de stad kan geprobeerd worden mensen te interesseren voor het lidmaatschap en actieve deelname aan het vrijwilligerswerk.

Ledenwerving en propaganda blijven de voortdurende aandacht vragen. Naast het gebruik van oude media zoals dag- en weekbladen, dient vooral ingezet te worden op gebruik van de nieuwe media zoals de website en Facebook enz.

Vrijwilligers

Het ontwikkelen van nieuw beleid is één, maar het moet wel uitgevoerd en gedragen worden door de vrijwilligers. Zoals hiervoor reeds opgemerkt is het aantal zeer actieve vrijwilligers in vergelijking tot het aantal leden gering.  Gelet op de ambities in dit beleidsplan dient voor de komende jaren het beleid gericht te zijn op uitbreiding en verbreding van de groep vrijwilligers.

Op het aanmeldingsformulier voor het lidmaatschap zou men bijvoorbeeld een vraag kunnen opnemen naar iemands specifieke deskundigheden (competenties) en interesses, maar ook de vraag of iemand bereid is tot het verrichten van vrijwilligerswerk, waarbij natuurlijk een korte uiteenzetting hoort over de werkgroepen en de werkzaamheden.

Belangrijk is dat nieuwe vrijwilligers goed geïnformeerd en begeleid worden met betrekking tot hun toekomstige taken. Zonder dit is het afbreukrisico groot. Het is zaak dit te overleggen met de huidige vrijwilligers.

In het kader van de beleidsvoornemens past overigens vastlegging van positie en rol van de vrijwilligers in een nota vrijwilligersbeleid en de aanstelling van een aantal coördinatoren voor de aansturing van de vrijwilligers (zie hierna onder “bestuur”).

Financiën

De inkomsten van de vereniging bestaan onder meer uit:

  • de door de leden betaalde contributie
  • inkomsten uit advertenties in het verenigingsblad ‘Levend Verleden’
  • subsidies in verband met de verschijning van een boek of ten behoeve van een door de vereniging georganiseerd evenement
  • opbrengsten uit door de vereniging uitgegeven boeken
  • giften, donaties en sponsorgeld
  • inkomsten uit door de vereniging gegeven lezingen en presentaties
  • legaten
  • inkomsten uit informatieverstrekking aan bedrijven.

De financiën van de vereniging blijven een bron van zorg. Voor de komende jaren is de dekking van de huur voor de verenigingsruimten in School 7 weliswaar verzekerd, maar nu al dient er nagedacht te worden over de dekking na afloop van de eerste huurperiode.

Zoals al eerder opgemerkt is groei van het ledental gewenst met het oog op de contributie-inkomsten. Daarnaast zou gedacht kunnen worden aan het uitbreiden van het aantal adverteerders in het blad ‘Levend Verleden’. Het verstrekken van informatie aan het publiek levert geen inkomsten op. Toch zou het publiek dat om informatie komt gevraagd kunnen worden om een kleine vrijwillige bijdrage. Het is maar hoe je het brengt en iedere euro is er één. Bedrijven die bereid zijn de vereniging te sponsoren zou afhankelijk van de hoogte van het sponsorbedrag een “Gouden” of “Zilveren Vriend” vermelding kunnen worden aangeboden in het blad ‘Levend Verleden’. Ook kan men denken aan het oprichten van een “club van 50”, bestaande uit leden die bereid zijn de vereniging naast de betaling van de jaarlijkse contributie extra financieel te ondersteunen.

Naast vergroting van de inkomsten kan ook gedacht worden aan besparingen:

  • Zoals het bevorderen van contributiebetaling middels automatische incasso.
  • Communicatie met de leden zoveel mogelijk via e-mail.

Bestuur

Wanneer men binnen de vereniging geluiden opvangt van “wij en zij” waar het gaat om de verhouding tussen vrijwilligers en het bestuur is het duidelijk dat er nog het nodige verbeterd kan worden aan de onderlinge communicatie. Vast beleid van het bestuur moet zijn een regelmatige communicatie met de vrijwilligers. Het bestuur denkt de communicatie te kunnen verbeteren door de aanstelling van coördinatoren. Deze coördinatoren maken  geen deel uit van het bestuur, maar krijgen binnen de vereniging een specifiek aandachtsgebied toegewezen waarvoor hij/zij verantwoordelijk is en aan het bestuur rapporteert. Het bestuur onderscheidt daartoe drie aandachtsgebieden:

  • Redactie verenigingsblad en publicaties zoals boeken;
  • Archief;
  • Voorlichting en presentaties;

Voor iedere coördinator wordt, in overleg met de betreffende persoon, een functie/taak omschrijving vastgesteld. Iedere coördinator ontvangt een ruim mandaat teneinde al te veelvuldige terugkoppeling naar het bestuur te vermijden. De communicatie met de vrijwilligers verloopt via de coördinatoren.

Daarnaast belegt het bestuur tenminste twee maal per jaar een bijeenkomst met alle vrijwilligers. Aandacht en waardering zijn belangrijk.

De aanstelling van coördinatoren zoals hiervoor beschreven draagt ook bij aan een duidelijkere taakverdeling tussen de bestuursleden. Het bestuur bestaat in ieder geval uit een voorzitter, secretaris en penningmeester. De taken van secretaris en penningmeester zijn duidelijk. De voorzitter is er voor het algehele overzicht en de sturing, hij leidt de bestuursvergaderingen en de ledenvergaderingen,  overlegt zo nodig met de coördinatoren, hij representeert de vereniging naar buiten. Naast de voorzitter is er een vicevoorzitter die de voorzitter bij diens afwezigheid vervangt. Een nauwe samenwerking tussen voorzitter en vicevoorzitter is mitsdien noodzakelijk. Het streven is dat het bestuur bestaat uit een oneven aantal leden.

Het werven van leden en vrijwilligers blijft een specifiek aandachtsgebied van het bestuur.

Ook de komende jaren zal het beleid van het bestuur gericht zijn op het aangaan van samenwerkingsverbanden of (nauwe) samenwerking met andere verenigingen en/of stichtingen wier doelstelling ligt op hetzelfde gebied als die van de vereniging.

Statuten

Hoewel het niet nodig moet zijn om de statuten en/of het huishoudelijk reglement iedere beleidsperiode opnieuw vast te stellen, is het wel het voornemen om de statuten en het huishoudelijk reglement de komende beleidsperiode nog eens gedegen onder de loep te nemen.

Tot slot

Qua opzet verschilt dit beleidsplan van het vorige. Inhoudelijk is niet alles nieuw. Een aantal punten uit het vorige beleidsplan is ondertussen gerealiseerd. Een aantal punten is blijven liggen of heeft een lange doorlooptijd. Die komen terug in dit beleidsplan. Daarnaast zijn er nieuwe aandachtspunten geformuleerd. Genoeg werk voor de komende jaren (bijlage 3).

BIJLAGEN BIJ HET BELEIDSPLAN 2017 – 2021 VAN DE HELDERSE HISTORISCHE VERENIGING

 

Bijlage 1   het werkgebied van de vereniging

 

 

 

 Bijlage 2

Notities na overleg beeldbankspelregels 06-12-2016

Afgesproken:

  • Beheer beeldbank: dhr. P. Lap en dhr. P. Zeeman.
  • Beheer en uitgifte in te scannen materiaal: dhr. P. Zeeman.
  • Het in te scannen materiaal moet bij voorkeur van historisch belang zijn en betrekking hebben op de regio Den Helder.
  • Contactpersoon bestuur met werkgroep beeldbank: dhr. M. Noot.
  • De beeldbank wordt niet op meer locaties uitgezet.
  • Administrator account uitgeven aan dhr. P. Lap, dhr. W. Masen en dhr. P. Zeeman.
  • Uitgifte gebruikers account door het bestuur (Dhr. M. Noot).
  • Uitgifte uit de beeldbank altijd door middel van een aanvraag formulier.
  • Uitgifte uit de beeldbank voor publieke of commerciële doeleinden of meer dan vijf afbeeldingen (project) met toestemming van bestuur (Dhr. M. Noot).
  • Aanmaken ‘informatie aanvraag formulier’ door dhr. J.H. Swagerman en

dhr. P. Zeeman.

 

Aandachtspunten:

  • Beeldbank vrijhouden of vrijmaken van niet-rechtenvrij materiaal.
  • Gescand materiaal zelf archiveren of afstoten.
  • Dubbele afbeeldingen in de beeldbank vermijden/opschonen.

 

Verdere actiepunten bestuur:

  • Beheer niet-rechtenvrij materiaal.
  • Spelregels beeldbank voor bezitters van deze beeldbank op eigen pc (thuis).

 

 Bijlage 3  

Actiepunten beleidsplan (in willekeurige volgorde):

 

  • Ontwikkeling van de toegankelijkheid van de verenigingsruimten in School 7 voor het publiek:  openingstijden, bezetting door vrijwilligers, enz. 
  • Het organiseren van een historisch informatiepunt:  openingstijden, bezetting door vrijwilligers, enz. 
  • Het vaststellen van de voorwaarden waaronder materiaal uit ons archief ter beschikking wordt gesteld aan verzoekers
  • Het maken van een index op het archief; waar vind je wat?
  • Het vervolmaken van “Den Helder op de kaart”
  • Het organiseren van lezingen en presentaties
  • Het zoeken van coördinatoren voor de aandachtsgebieden:  archief, voorlichting en presentaties, en redactie verenigingsblad en publicaties.
  • Contact zoeken met andere instellingen (verenigingen en/of stichtingen) voor samenwerking of fusie
  • Ledenwerving
  • Het wekken van de belangstelling bij jongeren, in het bijzonder de dertigers en de veertigers, voor de vereniging
  • Het werven van adverteerders in het verenigingsblad
  • Het vernieuwen van statuten en huishoudelijk reglement